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会议策划

时间：2026-07-13 16:12:35 阅读

会议策划篇1

　　第一部分：

会议策划[荐]

　　行程简介:

　　1、会议时间： 20xx 年 X月X号至元月X号共计6天

　　2、会议人数：142人

　　3、会议地点：博鳌、三亚

　　第二部分：日程安排：

　　第三部分：酒店选址：

　　推荐酒店1：三亚天域度假酒店(五星)

　　三亚天域度假酒店（Horizon Resort & Spa），占地约130,000平方米，位于中国最大的热带海岛——海南岛，坐落在三亚市素有“天下第一湾”之称的亚龙湾中部，毗邻亚龙湾中心广场和亚龙湾国际高尔夫俱乐部。得天独厚的地理位置，让前来度假的您

　　专享长达9公里的'银色沙滩和碧海蓝天。酒店拥有客房近1000间，一区夏威夷式的风格及二区时尚公寓式风格，将天域打造成亚龙湾最丰富多样的度假酒店。

　　天域度假酒店至凤凰国际机场40分钟车程，至三亚市区仅需30分钟车程。

　　推荐酒店2：三亚凯宾斯基度假酒店（五星）

　　三亚凯宾斯基酒店坐落在水清沙幼的三亚湾西海岸，引领三亚湾18公里椰梦滨海长廊，是三亚坐拥于独立沙滩上的最新豪华度假酒店，距离三亚凤凰国际机场仅10分钟的车程，15分钟即可到达三亚市区商业中心。三亚凯宾斯基酒店独具现代亚洲设计风格的客房，宽敞舒适，从55平方米的豪华客房到118平方米的套房或2400平方米的总统别墅，均配有液晶电视，宽带上网功能，私人阳台上均有超大观景浴缸，如画意境，浪漫盈心；更为入住行政楼的客人免费提供精选下午茶等尊贵礼遇。

　　第四部分：费用预算:

　　1、酒店房费:（单位：元/晚/间）

　　2、餐饮：

　　3、旅游报价：

　　45座空调旅游大巴车 X元/辆×4=X元导游服务费 X元

　　中文：X元/天/团×4天+送机X元/趟=X元英文：X元/天/团×4天+送机X元/趟=X元景点大门票 X元/人（优惠X元/人）

　　南山X元/位含电瓶车天涯海角X元/位含电瓶车蜈支洲岛X元/位呀诺达热带雨林X元/位南田温泉X元/位

　　出海：凤凰1号、2号两艘：X元/2小时/艘（增加一小时，收费X元/小时）备注：1、客人可自备饮料，亦可由我方代购酒水等；

　　2、娱乐项目：深海垂钓（凤凰号最多提供60个左右/艘钓位）、拉网捕鱼、海上观光、海上自助烧烤品自钓鲜鱼汤（自费）（如过客人自己带走战利品，则无需缴纳费用）；

　　3、如以上行程确定，请贵社提前告之，以便我方发单确认保证房、餐、船位正常使用，对于特殊客人的用餐要求我方亦会安排妥当，谢谢！

会议策划篇2

　　一、大会策划

　　1。与会人员与单位

　　本公司领导，行业协会领导，政府有关部门，媒体，供应商及客户代表，本公司会务人员。

　　落实名单，确定人数。

　　2。时间〈日程〉、地点

　　根据会议日程、内容需要确定时间，根据规模确定场地。

　　3。会议主题与内容

　　确定主题一即主要目标，及具体内容：如，是否发放资料，公司业绩宣传，经营及产品推介，优秀组合、人员表彰等。

　　是否安排吃、注行、游览考察及纪念品等。

　　4。拟订会议日程

　　会议程序。

　　5。经费预算

　　场地、伙食、车辆、旅游、纪念品、服务人员加班、宣传等支出项目分列。

　　6。组织机构

　　成立筹备小组，明确人员、分工：领导〈公司副职〉、会议主持人、会场服务、接送站、联系媒体及各有关单位、吃住游、车辆等。

　　形成策划方案报公司审批，建立筹备机构后开展工作，发出会议邀请函〈要回执以落实人数〉，落实人员、经费，联系政府、媒体，落实场地、设备，准备资料、纪念品。

　　二、大会日程

　　1。到会人签到，发会议资料。

　　2。主持人介绍到会嘉宾、会议主题，表示欢迎，公司领导讲话。

　　3。供应商客户代表发言。

　　4。受表彰者发言。

　　5。政府领导讲话。

　　6。到会人员合影。

　　7。安排具体业务活动〈如，对口部门业务洽谈、交流〉。

　　8。宴请。

　　9。如有可能，安排一些轻松的联谊活动。

　　会尝设备〈音响等〉、媒体、领导等事项需有备份方案，如，原落实场地有变、拟讲话领导未到等，如何处理。

　　—定规模的活动，难以面面俱到，细节均完美，故抓好重点即算成功：如，日期不改，主题不变，人员大部到位，日程按步骤进行。

　　祝策划、活动成功，展现自已才华！

会议策划篇3

　　一会议气氛

　　公司业务发展迅速，销售渠道不断拓展，需要加深与经销商之间的联系。会议思路：

　　厂家需要为经销商与销售人员输入信心，经由愿景规划、策略制定、行动计划，让经销商倍受鼓舞，士气高涨，热血沸腾。一个成功的经销商会议，既要“充电”，也要“打气”。制造轻松宽松的气氛，一方面可以让客户积极参与其中，调动客户订货的积极性，同时可以消除客户的防范心理，感染其它客户，主要可以采取以下方式来做到：

　　(1) 设置游戏，邀请客户参与游戏让客户放松。

　　(2) 穿插娱乐节目，调动现场气氛。

　　(3) 实行订货摸奖，调动客户订货积极性

　　(4) 开设有奖问答，让客户了解产品，对所出的问题设置不要过于复杂，以简单为主，达到宣传和让客户积极参与的目的。

　　二会议目的

　　1. 增进经销商对公司的了解，鼓舞经销商的士气，实现20xx年销售目标任务。

　　2. 最大限度占用每个经销商的专用资金，从而造成其它品牌的铺货压力。

　　3. 最大限度调动经销商对震旦机器的销售热情和忠诚度。

　　4. 培养经销商的销售观念和调动他们主动学习的激情。

　　三会议主题

　　5. 1.携手同行，共拓疆土

　　6. 2. 在新的高度起飞(对经销商工作的'认可，以及对未来美好的期望。整个主题引人思考，意味深长)

　　7. 3. 携手同行，共创震旦

　　四会议时间：20xx年2月18—19日

　　会议前

　　● 与会人员邀约

　　涉及事项：

　　1. 与会人员确定(经销商到会人员确定、第三方与会人员确定)

　　2. 邀约形式确定：传真、邮件、电话

　　3. 邀约执行人员确定：袁xx，李xx

　　4. 接待安排确定：袁xx，李xx

　　● 会议确定

　　1. 会议地点、议程安排确定

　　2. 酒店住宿安排确定：袁xx 李xx大酒店，房卡发放和回收——袁xx

　　3. 物料准备完成：袁xx、闫有凤、刁芳

　　4. 场地布置完成：袁xx

　　● 人员分工表制作、分发完成：

　　● 时间进度表制作、分发完成：李志

　　● 《文件通知》、《经销商意见反馈表》、《产品包裹单》、《经销商奖励制度》、《促销活动方案》、《会议签到表》、《订货单》、纸、笔、文件袋：袁xx、高传贤

　　● 第三方与会人员：政府官员、重要企业朋友等——王总

　　会议中

　　● 人员到位

　　● 我们不要让业务员错过任何与客户沟通的机会。一般来讲，先到的比较孤单无聊，所以

　　要作以下事宜：

　　让经销商填写《经销商意见表》、业务员与经销商作简短的沟通、让经销商看产品报或看新产品——专题片

　　会议后

　　● 销售跟进：可能需要销售做一些跟进工作

　　五会议流程

　　六会议地点

　　1.25号下午：温州五星级大酒店B坐16楼——乌市新华北路305号(可容纳一百人以上)

　　2.26号上午：温州五星级大酒店B坐4楼新闻发布厅

　　七会议场地布置

　　● 签到区

　　1. 签到方式：电子签到，合影留念

　　2. 迎宾人员：摄影人员： 3. 签到礼品：

　　配置logo手提袋 + 宣传册 + 单页 + 小礼品，两位美女负责为来宾贴上logo(带有编号)即可。可根据编号在来宾离开的时候送上礼品，免去来宾携带的不便

　　● 新品发布安排

　　1. 与创意性的展示方式结合

　　2. 由来宾进行部分操作，活跃会议气氛。

会议策划篇4

　　一、活动主题：

　　睡眠健康新世纪，**顾客大联欢

　　(活动主题可根据具体情况更改，但必须加入”***睡眠系统”有关的内容)

　　二、.活动目的：

　　1.***产品销售专场;

　　2.树立**品牌形象;

　　3.培养员工的销售技能技巧和精英团队精神：

　　4.为本月突破x万，奠定基础。

　　三、活动时问：

　　20xx年×月×日(下午×点至下午×点)

　　×点活动正式开始、考核到会人数。

　　四、活动地点：××大酒店×楼×号厅

　　五、销售任务：保×万争×万

　　(每部门必须完成×万争×万。注：目标任务由各部分解到每人)

　　六、员工工作安排：

　　1.会场总负责：×××

　　主要工作：总体工作协调、落实销售、审定计划、策划审定。

　　2.策划：x××

　　主要工作：联谊会策划、会议台词节目安排、彩排、舞台协调。

　　3.会场协调：×××

　　主要工作：对外协调、现场资讯采集。

　　4.嘉宾接待：x××

　　5.音响：×××，会前半小时检查音响等设备。

　　6.灯光：×××，会前半小时检查灯光

　　7.签到：×××

　　8.产品展示：×××

　　9.血压计及微循环检测仪携带：×××

　　l0.专家咨询：×××

　　11.主持人：×××

　　12.邀约跟进：×××

　　13.考核人员：××

　　14.布场人员及分工：×××

　　15.撤场人员及分工：×××

　　16.货备：×××

　　主要工作：货物、礼品、奖品等物品的准备。

　　17.掌门人：×××

　　18.企业简介播放：×××

　　19.微循环讲座：××

　　20.睡眠系统讲座：××

　　21.幻灯：×××，讲座前5分钟检查电脑、投影仪避免死机。

　　22.产品射灯配合：×××

　　23.展区负责人：×××

　　24.睡眠系统区：×××

　　25.物流、客流负责人：×××

　　主要工作：各种车辆联系、准备

　　26.收银员：×××

　　主要工作：现场收银、资金准备、成本分析、物资价格审核

　　七、注意事项：

　　(一)布场要求：

　　1.会场背景主题：睡眠健康新世纪，**顾客大联欢;

　　2.横幅5幅悬挂：

　　①会场正面：**健康睡眠系统一改善微循环，睡出健康来!

　　②会场后面：l/3在睡眠，2/3靠睡眠，**关注您的睡眠!

　　③会场左面：**健康睡眠系统，睡出健康来!

　　④会场右面：睡眠与健康约会!**与您我同步!’

　　⑤会场大门：热烈欢迎**公司的顾客朋友们

　　5.讲台：贴上**商标。

　　6.易拉宝数量及位置：

　　30一50个。按企业文化、微循环、***睡系排列于会场左右两侧。

　　7.顾客区桌椅的摆放(根据会场的具体情况而定)，桌上必须摆放桌牌。

　　8.咨询区：一般按6人的座位摆放。

　　9.检测区：一般按3—6台检测仪摆放。

　　10.***展区：分贵族睡系和皇族睡系两个展床。展床原则上要有床头灯、床靠背。

　　11.大厅指示牌：1块，注明**公司的会场所在。

　　12.抽奖箱：有**标识。

　　13.场馆平面图：

　　14.交通图：

　　15.主要工作及协调人员联系电话：

　　16.布场人员到达会场时间：

　　17.布场人员乘坐车辆安排：

　　(二)酒店协调事宜：(负责人：)

　　1.酒店现场联系人：×××联系电话：

　　2.签到台。

　　3.停车位：

　　4.音响系统：(包括无线和有线麦克风：)

　　5.视频系统：

　　6.讲台：1个(台上有花篮)

　　7.桌牌：

　　8.水杯：

　　9.水壶：

　　lO.果盘：

　　11.托盘：

　　12.插线板：

　　13.服务员：

　　14.酒店工程部配合挂横幅等工作。

　　15.对酒店工作人员的时间要求：

　　以上各项工作要求必须在××时间内完成。

　　(三)气氛要求：

　　活动高潮时，员工情绪应高度亢奋，配合叫好声和欢呼声。负责人：各部门经理

　　(四)奖罚政策：

　　1.以上工作都将进行考核，每一项没做到，罚款×元，做到的奖励×元，奖罚对等。

　　2.会前真带动要求：要求每个部门会前至少有×套以上的'真带动(以×元为标准)，凡是有1套真带动的开单员工奖励员工个人×元;凡是没有会前真带动的部门处罚部门公积金×元。

　　3.总销售额要求：每个部门现场提货额达到×万/×万/×万元以上，凡是没有完成×万/×万/×万提货额的部门给予部门公积金X元处罚;凡是现场提货额达到×万/×万/×万元以上的部门给予部门经理×元奖励。

会议策划篇5

　　一、活动背景与目的

　　针对学校乃至社会上对“一元钱”的漠视而对“贵族待遇”强烈追求的现象，也为增强大一新生的节约意识并呼吁更多人加入节约的行列中来，我志愿者协会决定在全校在校生中开展一嘲给您一元钱，换您一点子”大型宣传节约、激发创意、寻找真情公益活动。其目的是让我们懂得一元钱的丰富意义和内涵，让我们重新找回淡化在我们80.90后脑海中的优良传统——节约，让我们重映感恩的事迹，重温感恩瞬间;让我们懂得“一粥一饭当思来之不易，半丝半缕恒念物力维艰”的道理，同时通过大一新生来影响身边的每一个人，让每个人都参与到我们这个“感恩、节约”的行列中来。

　　二、活动主题

　　拿起一元钱，懂得感恩;拥有一元钱，明白责任

　　三、团队名称

　　各学院青年志愿者协会

　　四、活动口号

　　一元钱激发一个精彩创意，一份爱铸成一个和谐社会

　　五、活动时间

　　20xx年11月15号到12月5号

　　六、活动地点

　　河南理工大学校园及小礼堂

　　七、活动对象

　　河南理工大学20xx级学生

　　八、活动流程

　　(一)活动准备

　　1. 各院青协相互协作共同做好相应的宣传工作，始终保持与材料学院青协及校青协相互联系全校同步进行此次活动。过程中有什么不懂及时提出并妥善解决。

　　2. 于15号开始在各餐厅电子屏进行为期四个星期的宣传。于16号在一号餐厅门前设立宣传板、音响等设备进行宣传

　　负责小组：材料、土木、电气青协宣传部

　　4.11月24号材料青协统一安排各院青协在课间播放宣传视频。

　　5.采访和视频录制小组的培训，由各院找一名摄影高手培训对协会两名进行摄影培训，并由摄影高手协助各院的摄影人员完成视频录制和美化工作。

　　(二)活动运行

　　1. 院内的宣传方式：

　　1)各院青协安排协会的大一干事向大一各专业宣传

　　2)联系各班团支书可以将装有一元钱的信封交给各班团支书，通过由各班的团支书从各班中找相应的代表 (根据各院的情况，各班选取3到5名代表，考虑要有女生代表)，各协会干事记住相应人群的联系方式并向他们介绍此次活动流程，由各班团支书于11月21号发放，并于11月26号下午六点回收完毕，上交给院青协。

　　3)由各院青协对创意分类进行整理，选出较好的创意(2到4名)，并于当晚联系创意本人，通知录制视频的事情;并于28、29号进行视频录制、相片的采集和采访;并对视频进行优化处理或将相片制作PPT，并于12月1号晚九点前上交到材料青协，视频审批小组于2号对视频进行审批，并挑出优秀的15个视频材料，并于12月3号晚在明德楼墙壁悬挂幕布播放视频材料。

　　4)各院青协内部5人组成创意小团队，鼓励点子涉及本青协的特色活动，并制作成PPT。并于12月1号晚九点前上交到材料青协。并由视频审查小组审查，选出10个优秀的视频。根据各院青协活动写一副对联放到PPT中(既是为了宣传各院青协，也是为了选出最佳创意奖。)。

　　5)联系各院新闻中心，做好院内的宣传工作。

　　2.由院内领导对好的创意进行评价和对同学们的祝福语。

　　3. 申请一号餐厅东门广场于12月4号对相应的作品进行展览和颁发最佳创意奖和优秀奖。

　　负责小组：材料青协的人力资源部

　　4. 各院青协做好活动总结工作，材料青协将此活动收到的好点子整理成册，打印出来发到各院;并进行一元钱用途统计，绘制成统计表。

　　九、活动后期工作

　　1.材料青协举行总结会议，对针对此次活动进行经验总结。

　　2. 将活动的文字和电子视频资料进行存档，用于下次活动的参考。

　　负责小组:材料青协。

　　十、经费预算

　　物品单位单价(元)数量金额(元)

　　发放经费人1

　　资料份

　　共计

　　十一、注意事项

　　1. 要积极主动与各学院青协联系合作，于21号前联系好PPT的制作高手，协助创意小团队制作PPT(需要告知各院青协的创意小团队)。

　　2. 青协成员必须十分了解该活动形式、活动的意义和目的：加强同学们的'节约和感恩意识。

　　3. 成立视频评审小组，由邀请的摄影高手和各院的负责人担当。

　　4. 宣传方式：餐厅内的电子屏，餐厅门口的宣传;另外在活动期间，要求青协所有成员把自己的QQ签名和飞信签名改为活动的主题和一元钱的打油诗，并在班级群(等校内群)上发布活动主题、活动方式、时间等信息，材料青协负责安排两人负责每天在学校贴吧发活动信息，让所有青协成员都意识到该活动是青协的品牌活动。

　　5.站在10级学生的角度组织活动，让10级学生更加充分参与活动当中。

　　十二、组织单位

　　主办单位：学院团委

　　承办单位：学院青年志愿协会

　　学院青年志愿协会

　　备注：各院根据自己的情况打印所需的宣传单，宣传的信封由材料学院提供，各院的好点子小册的整理和印发由材料学院负责。

　　附录一

　　奖项设置

　　给参与人员的颁发的奖项

　　特别创意奖(10名)(证书加奖品)

　　优秀奖(15名)(奖品)

　　证书、奖品的准备由材料青协的负责

会议策划篇6

　　主持人：阿萍负责人：全体班干部总负责人：卢导

　　活动二：电子07-1班壮士出征宴

　　时间：待定地点：待定

　　活动介绍：这次我们可以尽情地喝，尽情地笑，尽情地拥抱。这是我们大学的最后一次班级大聚会，让我们该出手时就出手，该表白的表白，该敬酒的敬酒，该拥抱的拥抱，该交杯的交杯，该订婚的订婚。其他人也别闲着，全部自罚三杯。

　　活动三：离别的车站

　　活动介绍：有些同学20号之前走，不管怎样，我希望大家能够去送送，哪怕送到校门口，以弥补其不能参加接下来的活动的'遗憾。在此，先谢过大家。

　　活动四：班级谢师宴————是否与活动二结合？还望给点意见

　　活动五：电子07-1班纪念品（本人正在策划中，需要费用20元/人,自愿购买)

　　活动六：电一霸气最无敌

　　活动介绍：祝福每一位兄弟姐妹，前程似锦，健康快乐。毕业以后我们都有一个共同的回忆——电一霸气最无敌。想家的时候常来黑土地般的网页看看，我们会一直在这里等候你回来，希望能让你回味起大学生生活的点点滴滴。

　　活动七：神秘记忆【待定】

　　活动八：衣衣不舍

　　其他活动需要补充的请大家及时提出，我会进一步改进。

　　工作人员安排：

　　食物购置组：组长——阿萍

　　组员：卢导、贞子、贵童、拉拉、雪、小不点、大汉、笨笨

　　典礼道具组：组长——老大

　　组员：卢导、星仔、娟、阿乔、马大姐、拉拉、男生自愿

　　酒水准备组：组长——啸哥

　　组员：大叔、飞、男哥、浩

　　会场布置组：组长--- 贵童

　　组员：成思、雪、老大、阿乔、大娇

　　典礼秩序维护组：组长——勇

　　组员：男哥、大叔

　　文艺节目组：组长——马大姐、小不点

　　组员：征选中

　　资金储备组：胖子

　　组员：喜民、卢导

　　摄影组：一把手——明哥

　　二把手、三把手、四把手自愿

　　谢谢大家的支持，我希望大家都能积极参加！

会议策划篇7

　　在20xx-20xx学年，我院团委学生会积极组织并且参与学校的各项活动，为了他们的辛勤努力和成果特举办此次表彰会，会议具体流程安排如下：

　　一、时间：

　　20xx年03月15日（周四）18：30

　　二、地点：

　　多媒体教室c3-501

　　三、流程：

　　1、主持人（高昂）宣布表彰大会正式开始。

　　2、团委副书记（庄婷）对去年的工作总结发言。

　　3、主持人公布优秀社员名单。

　　4、院团委领导（吴英健、冯晟）老师颁发荣誉证书和纪念品，且与获奖同学合影留念。

　　5、优秀社员代表发言。(孙雪娇)( 卓强 )

　　6、主持人公布优秀社长名单和优秀社团名单。

　　7、院团委领导（吴英健、冯晟）老师颁发荣誉证书和纪念品，且与获奖同学合影留念。

　　8、优秀社长代表发言。（陈松）（张帅）

　　9、主持人公布优秀干事名单。

　　10、院团委领导（吴英健、冯晟）老师颁发荣誉证书和纪念品，且与获奖同学合影留念。

　　11、优秀干事代表发言。（姜玲）（许晨星）

　　12、主持人公布优秀干部名单。

　　13、院团委领导（吴英健、冯晟）老师颁发荣誉证书，且与获奖同学合影留念.

　　14、优秀干部代表发言。（顾翼曦）

　　15、主持人公布优秀部门名单。

　　16、院团委领导（吴英健、冯晟）老师颁发荣誉证书，且与获奖同学合影留念

　　17、优秀部门代表发言。（黄晶）

　　18、院团委领导吴英健老师致辞。

　　19、主持人宣布表彰会圆满结束。

　　四、安排分工：

　　1、秘书部：席卡的.安排。清点出席名单。会议ppt制作。颁奖音乐准备。颁奖流程安排，人数多的奖项要分批颁发，做好安排。安排会议发言同学。新闻稿撰写。个人证书和集体奖状制作。

　　2、广播站：照相留影。

　　3、组织部：证书和礼品发放。

会议策划篇8

　　一、活动背景

　　此活动是土木系11级新生搬到蔡家关校区后的第一次学生会全体大会，目的在于对新加入的`学生干部的肯定与鼓励，让其熟悉学生会各部部长与职能。

　　二、活动目的

　　此次活动的开展目的在于各部门对3月份工作计划的报告与熟悉新部员。

　　三、活动指导思想

　　表彰先进，树立榜样，激励后进，共同提高。

　　四、活动对象：土木系学生会全体成员。

　　五、活动时间：20xx年3月12日（星期一）中午12：20~13:00

　　六、活动地点：贵州大学蔡家关校区3教

　　七、活动流程

　　1、学生会主席公报会议目的及意义，宣布大会开始。

　　2、龚老师讲话

　　3、李老师讲话

　　4、学生会主席团成员依次上台讲话

　　5、学生会各部门部长上台报告各部3月份工作计划

　　6、学生会主席总结会议并宣布会议结束

　　7、参会人员依次离开

　　八、注意事项：各部门成员座位顺序应提前安排，保持会场纪律。

会议策划篇9

　　会议及展览的预算不是一个概念。通常而言，会议预算包括以下几个方面：

　　1、交通费用

　　交通费用可以细分为：

　　(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

　　(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

　　(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

　　2、会议室/厅费用

　　具体可细分为：

　　(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

　　(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

　　(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

　　(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

　　对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

　　3、住宿费用

　　住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

　　正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

　　4、餐饮费用

　　会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

　　(1)、早餐

　　早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)

　　(2)、中餐及午餐

　　中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

　　(3)、酒水及服务费

　　通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

　　(4)、会场茶歇

　　此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

　　(5)、联谊酒会/舞会

　　事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认：

　　6、视听设备

　　除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：

　　●设备本身的租赁费用，通常按天计算

　　●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理

　　●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

　　c、演员及节目

　　通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

　　d、其他——点心、水果及调制色酒

　　5、杂费

　　杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

　　那么，展览的预算与会议预算相比有什么不同呢?

　　展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方——

　　相同的地方：住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话)。

　　不同的地方：展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。

　　展览场地租赁：如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。

　　如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等)，那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议，按日计算，价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。

　　■邀请

　　不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

　　信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议(展)企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。

　　回执——对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计(在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的.，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。

　　确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。

　　■签到与入住安排

　　如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。

　　通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。

　　如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。

　　■餐饮安排

　　一般而言，展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外)，会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。

　　统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求)，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。

　　■交际/酒会

　　交际/酒会一般需要细心策划。酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以氛围十分重要。

　　交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。涉及的环节有：乐队(或者音响、音源)、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。

　　重点：场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。

　　由于酒会的规模及目的不同，没有完整的标准酒会模式，只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。

　　■新闻发布会

　　新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色。另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。

　　新闻发布会要素：

　　●目的

　　●信息发布的目标受众

　　●拟邀请对象

　　●发布会规模

　　新闻发布会涉及到的事情大同小异，一般来说，包括这几大部分：

　　1、活动策划与主题确定

　　2、节目策划与议程安排

　　3、资料准备

　　4、与会人员邀请、沟通与确定

　　5、时间、场地落实与场景布置

　　6、产品展示、演示与信息发布